Все, кому хотя бы раз в жизни довелось работать с историческими документами в читальном зале архива, обязательно пользовались архивными описями. Архивисты полагают, что описи - главный учётный документ. Для наших друзей - исследователей, работающих с историческими документами, архивная опись - надёжное подспорье в поиске нужных материалов для изучения.
От качества и подробности архивной описи, её разборчивости (часть описей до сих пор рукописные, их число сокращается, но они используются) зависит, сможет ли исследователь правильно заказать дело и получить именно те документы, которые нужны.
В ГУ ОГАЧО хранятся документы самых разных учреждений XVIII-XXI веков, в том числе и архивов. Старейшие образцы архивных описей были найдены в фонде Троицкой пограничной таможни. Они датируются 1865 годом, то есть им уже 150 лет (ОГАЧО, ф. И-28, оп. 1, д. 968, л. 24, 25, 33).
Чем же архивные описи XIX века отличаются от используемых сейчас? Эти отличия минимальны. В описи XIX века графа крайние даты разделена на два столбца: "когда началось" и "когда кончено". Наличие граф "когда сдано в архив", а также "объяснение", отсутствующих в современных описях позволяло отчасти обойтись без предисловия к описи. Тем не менее, не смотря даже на особенности дореформенного правописания и непривычный порядок размещения учётной информации, современный исследователь смог бы легко разобраться и работать с такой описью. Архивистам же эта схожесть описей XIX и XX веков скажет о преемственности работы архивов, что опыт дореволюционных архивистов востребован и не был забыт.