СМ 7. УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ
План
-- Общие положения по управлению проектами.
-- Методы управления проектами.
-- Планирование работ по методу критического пути.
-- Методы построения сетевых графиков комплекса работ.
-- Контроль за выполнением работ.
-- Тенденции в применении методов управления проектами.
1. Будем исходить из определения, что "проект - это совокупность задач и мероприятий, связанных с достижением запланированной цели, которая обычно имеет уникальный и неповторяющийся характер". Почти всем менеджерам время от времени поручают руководство проектами. Такая необходимость возникает, например, при создании новых производственных мощностей или технологических процессов. На предприятиях, ориентированных на выполнение работ в виде проектов, например, в строительных компаниях, фирмах, разрабатывающих программное обеспечение, управление проектом представляет собой основную форму планирования и контроля текущей деятельности фирмы. Эта форма управления часто находит применение и в других областях деятельности организаций, а не только в области производства. Например, в маркетинге к проектам относится проведение анализа потребительского спроса, внедрение нового продукта на рынок, компания по увеличению объема продаж.
Руководители проектов отвечают за три аспекта реализации проекта: сроки, расходы и качество результата. В соответствии с общепринятым принципом управления проектами, считается, что эффективное управление сроками работ является ключом к успеху по всем трем показателям. Там, где сроки выполнения проекта серьезно затягиваются, вероятно значительное перерасходование средств и возникновение проблем с качеством работ. Поэтому во всех основных методах управления работами по проектам основной акцент делается на календарное планирование работ и контроль за соблюдением календарного графика.
2. В прошедшие годы в США было разработано два схожих метода управления работами по реализации проектов.
Метод критического пути был предложен фирмами "Дюпон" и "Ремингтон Рэнд Юнивик" для руководства выполнением крупных проектов по модернизации заводов фирмы "Дюпон". Основная цель, конечно, заключалась в том, чтобы сократить до минимума продолжительность работ по проектам и, следовательно, время приостановки производства.
Метод оценки и пересмотра планов (метод "ПЕРТ") был создан корпорацией "Локхид", консалтинговой фирмой "Буз, Аллен энд Гамильтон" в МВС США при разработке ракетной системы "Полярис".
В методе критического пути и методе "ПЕРТ" проекты рассматриваются как сети отдельных событий и работ. Работа в этих системах представляет любой элемент проекта, на выполнение которого требуется время, и которое может задержать выполнение других работ. Обратим внимание на то, что работа может не всегда подразумевать выполнение какого-либо реального действия, т.е. быть "фиктивной" (искусственно закрытой для отображения связей). Основное различие двух методов заключается в различном подходе к длительности операций.
Метод критического пути исходит из того, что длительность операции можно оценить с достаточно высокой степенью точности и определенности.
Метод "ПЕРТ" допускает неопределенность продолжительности операций и анализирует влияние этой неопределенности на продолжительность работ по проекту в целом. В настоящее время более широко применяют метод критического пути, а не метод оценки и пересмотра планов. Системы управления работами по реализации проектов, в основе которых лежит метод критического пути, в настоящее время применяется во всем мире.
3. Применение метода критического пути для разработки календарного графика работ по проекту предусматривает четыре этапа анализа. Для иллюстрации этого анализа используется пример проекта по строительству гаража.
Цели и ограничения.
Первый этап заключается в определении целей и ограничений проекта. Цели и ограничения проекта обычно связаны с тремя сторонами реализации проекта (продолжительностью, стоимостью и качеством), наличием производственных ресурсов (таких, как рабочая сила и оборудование), а также другими особыми моментами. На примере строительства гаража в качестве цели можно определить скорейшее завершение строительства при следующих ограничивающих условиях:
-- стоимость всего проекта не должна превышать 7500 долл.
-- соблюдение технических условий проекта и всех строительных норм является обязательным.
-- для возведения гаража имеется лишь два рабочих.
-- некоторые виды работ нельзя выполнять в ненастную погоду.
Продолжительность операции.
Второй этап заключается в определении работ, входящих в проект, и расчете длительности каждой работы или операции. Ожидание того, пока бетонная плита затвердеет, считается операцией, поскольку на это требуется время и начать выполнение других операций до затвердевания плиты невозможно. Перечень операций при строительстве гаража и их продолжительность показаны в табл. 7.1.
Таблица 7 .1. Операции проекта по строительству гаража
|
Операции |
Наименование |
Расчетная продолжительность (дней) |
|
XCV |
Выемка грунта под фундамент и плиту пола |
1 |
|
CNC |
Установка опалубки, заливка бетона, затвердение бетона |
3 |
|
FRM |
Возведение каркаса |
2 |
|
RDK |
Укладка фанерной обшивки крыши |
1 |
|
SNG |
Укладка матов и кровли крыши |
1 |
|
WDW |
Установка окон |
1 |
|
SDG |
Наружная обшивка боковых стен |
2 |
|
EZC |
Монтаж электрической проводки и арматуры |
2 |
|
ADR |
Установка автоматических дверей |
1 |
|
SZF |
Подчистка и герметизация бетонного пола |
2 |
|
ONT |
Окраска наружных поверхностей (2 слоя) |
2 |
|
GTR |
Монтаж желобов и водостоков |
1 |
|
CZN |
Окончательная уборка строительной площадки |
1 |
Сетевой график работ.
Третий этап включает анализ отношений очередности операций и составления сетевого графика, отражающего эти отношения (рис. 7.1). Некоторые операции должны производиться в определенной последовательности, некоторые же можно выполнять параллельно. Отношения очередности в основном определяются техническими причинами. Например, технически невозможно уложить кровлю крыши до тех пор, пока не будет произведена ее обшивка. Вместе с тем, в ряде случаев отношения очередности определяются по принципу предпочтительности с учетом качества, эффективности, либо требований техники безопасности. Так, например, электрическую проводку в гараже можно установить сразу после возведения каркаса, но чтобы избежать попадания дождя на арматуру, лучше подождать до установки боковых стен и крыши.
Календарный сетевой график.
Четвертый этап предусматривает построение календарного сетевого графика на основе оценок продолжительности операций и полученной сетки. Сетевой график состоит из трех составных частей (понятий): "работа", "событие", "путь". Каждая работа начинается и заканчивается событием. Работа обозначается стрелкой. Сетевой график на рис. 7.2 построен на основе расчетов по проекту строительства гаража. Продолжительность работ по проекту составляет 15 дней.
Критический путь в проекте - это самая длительная (по срокам) последовательная цепочка операций. Критическим путем на графике (рис. 7.2) является непрерывная последовательность операций, проходящая через центр графика (XCV, CZN). Длина критического пути определяет продолжительность работ по выполнению проекта. Надо отметить, что для сокращения продолжительности работ по проекту необходимо сократить длину критического пути.
Резерв или запас времени - это разность между самим ранним возможным сроком завершения операции и самим поздним допустимым временем ее выполнения. Резерв времени имеется только в тех операциях, которые не лежат на критическом пути, и дает некоторую степень гибкости при календарном планировании таких работ.
Сетевой график дает наглядную и понятную картину последовательности работ по реализации проекта помимо того, что такие графики показывают начало и окончание операции. Они четко указывают на очередность выполнения операций. На нем наглядно видны последствия запаздывания любой операции с точки зрения реализации проекта.
4. Построение сетевого графика рассмотрим на примере комплекса работ, в структурной таблице которого (табл. 7.2) проставлены времена выполнения каждой работы. Эти значения времени известны из плана.
Временную структуру комплекса работ строим следующим образом (рис. 7.2). График ориентируется вдоль оси времени Оt, на которой в выбранном масштабе стрелками изображаются работы, но длина каждой стрелки не произвольна, а такова, что ее проекция на ось абсцисс Оt равна времени выполнения данной работы. Логические связи между работами обозначаются пунктирными стрелками, не означающие никакой работы (иногда их толкуют как "фиктивные" работы).
Таблица 7.2. Планируемые работы комплекса
|
N п/п |
Работа ai |
Предыдущая работа опирается на работы |
Время выполнения ti |
|
1 |
а1 |
- |
10 |
|
2 |
а2 |
- |
5 |
|
3 |
а3 |
- |
15 |
|
4 |
а4 |
а1, а2 |
18 |
|
5 |
а5 |
а2 , а3 |
19 |
|
6 |
а6 |
а4 |
18 |
|
7 |
а7 |
а5, а6 |
8 |
|
8 |
а8 |
а5, а6 |
25 |
|
9 |
а9 |
а7 |
30 |
|
10 |
а10 |
а8 |
8 |
Начальную точку графика - узел А0 принимаем за начало комплекса работ. Кроме него вводится конечный узел А, изображающий окончание комплекса (это точка графика с наибольшей абсциссой). При построении временного сетевого графика расположение узлов по вертикали (по оси ординат) берется произвольным, абсцисса же каждого узла равна времени окончания соответствующей работы. Длина каждой стрелки считается от центра до центра кружка.
Исходный узел всего комплекса работ (начало работ) соответствует "критерию решения о начале работ". Из этого узла исходят стрелки а1, а2, а3, изображающие соответствующие работы и идущие соответственно в узлы А1, А2, А3. Проекции стрелок а1, а2, а3 на ось Оt равны временам выполнения работ: t1 = 10, t2 = 5 и t3 = 15.
Разветвление графика изображает одновременное (параллельное) выполнение соответствующих работ. Работа а4 опирается на работы а1 и а2, т.к. для начала работы а4 необходимо выполнить работы а1 и а2. Из них работа а2 кончается в момент t2 = 5, а работа t2 = 5 - в момент t1 = 10. Значит, работа а4 может быть начата не раньше, чем в момент t1 = 10, когда окончена работа а1. Начнем стрелку а4 из узла А1, а узел А2 соединим с А1 пунктирной стрелкой. Проекция стрелки а4 равна t4 = 18, следовательно, абсцисса узла А4, в котором эта стрелка кончается, должна быть Т4 = t1 + t4 = 10 + 18 = 28.
Стрелка а5, опирающаяся на а2 и а3, должна начаться в узле А3, имеющем наибольшую абсциссу из t2=5 и t3=15, узел А2 соединяем с узлом А3 пунктирной стрелкой. Узел А5, которым заканчивается стрелка а5, имеет абсциссу Т5=t3+t5=15+19=34.
Стрелка а5 начинается в узле А4 и кончается в узле А6 с абсциссой Т6=t4+t6=28+18=46.
Стрелка а7, опирающаяся на а5 и а6, должна начинаться от узла А6, имеющего по сравнению с А5 большую абсциссу; из А5 в А6 направляем пунктирную стрелку. Стрелка а7 кончается в узле А7 с абсциссой Т7=46+8=54. Стрелка а8 начинается в том же узле А6 с абсциссой Т6=46 и кончается в узле А8 с абсциссой Т8=46+25=71. Стрелка а9 с проекцией t9=30 начинается в узле А7 и кончается в узле А9 с абсциссой Т9=54+30=84. Стрелка а10, опирающаяся на а8, начинается в узле А8 и кончается в узле А10 с абсциссой Т10=71+8=79.
Так как работа а9 завершается последней, то узел А9=А означает окончание всего комплекса работ; отметим этот узел жирным кружком и соединим с ним пунктирной стрелкой узел А10 - окончание предыдущей работы а10, на которую, кроме конца работ, ничто не опирается.
Таким образом, временной сетевой график комплекса работ построен.
Время Т = 84 от начального узла до завершающего А9 = А представляет собой минимальное время, за которое может быть завершен комплекс работ.
Время Т представляет собой сумму исполнения не всех работ, а только некоторых из них:
Т = t1+t4+t6+t7+t9 = 10+18+18+8+30=84.
Работы а1, а4, а6, а7, а9, из длительности которых составлено время Т, называются критическими работами, а цепочка соответствующих им стрелок на сетевом графике - критическим путем.
На рис. 7.2 критический путь показан двойными стрелками. Особенность критических работ состоит в следующем: для того, чтобы было соблюдено минимальное время выполнения комплекса, каждая из них должна начинаться точно в момент, когда закончена последняя, на которые они опираются, и продолжаться не более того времени, которое ей отведено по плану; малейшее опоздание в выполнении каждой из критических работ приводит к задержке выполнения плана в целом. Критический путь на сетевом графике - это совокупность наиболее уязвимых, "слабых мест" плана, которые должны укладываться во временной интервал с наибольшей четкостью. Что касается остальных, "некритических" работ (в данном случае это а2, а3, а5, а6, а10), то с ними дело обстоит не так плохо: каждая из этих работ имеет известные временные резервы и может быть закончена с некоторым опозданием без того, чтобы это отразилось на сфере выполнения комплекса в целом.
Знание критического пути на сетевом графике полезно в двух отношениях: во-первых, оно позволяет выделить из всего комплекса работ совокупность наиболее "угрожаемых", непрерывно наблюдать за ними, и, в случае надобности, фиксировать их выполнение; во-вторых, оно дает возможность в принципе ускорить выполнение комплекса работ за счет привлечения резервов, скрытых в некритических работах, если удается за счет их "безвредного" замедления перебросить часть сил и средств на более важные критические работы.
5. Процесс оперативного управления предусматривает сравнение результатов функционирования системы с принятыми стандартами и принятие проектирующих мер при отклонении процесса от этих стандартов.
При контроле хода работ по выполнению проекта таким стандартом является план работ, куда входят график, смета расходов и спецификация качества. Важным принципом оперативного управления реализацией проекта является то, что для эффективного контроля за ходом работ нужен подробный план работ по проекту.
Ход работ по проекту контролируется путем организации периодических совещаний группы людей, работающих над выполнением проекта. Во время таких совещаний члены группы докладывают о состоянии дел по тем операциям, за выполнение которых они отвечают. Каждый отчет о ходе работ должен содержать информацию о том, сколько времени требуется на завершение той или иной работы. Такое построение докладов нацелено вперед, на перспективу, в отличие от метода, смотрящего в прошлое, когда сообщают данные о проценте выполнения работ. Информацию о ходе работ сопоставляют с графиком, чтобы определить - нет ли каких отклонений от календарного плана. В случае запаздывания выполнения каких-либо операций, рассматривают различные варианты вхождения в график и одно из решений берется за основу для реализации. Аналогичные методы применяются для выявления и корректировки отклонений от сметы или заданного качества.
Для корректировки возможного отклонения от графика работ можно прибегнуть к одному из следующих вариантов вхождения в график:
-- организовать сверхурочные работы, может быть даже в выходные дни.
-- сократить продолжительность некоторых предстоящих операций (например, монтажа электропроводки или обшивки боковых стен) на один день. это можно сделать, наняв дополнительных рабочих (если это возможно).
-- организовать параллельные работы по операциям, которые первоначально планировалось выполнять последовательно. Например, монтаж электропроводки может быть нужно начать до завершения работ по обшивке боковых стен гаража.
Варианты мероприятий по корректировке возникшего отклонения необходимо оценить с точки зрения технической и организационной осуществимости, сметных и прочих возможностей. До окончания совещания необходимо выбрать для реализации один из рассмотренных методов корректировки отклонения.
Достоинства метода критического пути, как основы для руководства проектами, выходят далеко за рамки предоставляемой им количественной информации. Метод критического пути дает логическую систему координат и точную терминологию для анализа и обсуждения проекта. Использование этого метода ведет к внедрению детального планирования проектов и обеспечивает стандартные формы для плановой документации. К числу решений, которые принимаются при этом, относятся:
-- решения о том, какие именно операции требуются для выполнения проекта;
-- какие ресурсы используются при выполнении каждой операции;
-- сколько времени должно занимать выполнение каждой операции;
-- когда должна выполняться каждая из операций.
Соблюдению плана работ по проекту способствует непосредственное участие членов группы, работающей над его выполнением в процессе планирования, их понимание логики и принципов, на основе которых построен данный план. И, наконец, надо отметить, что метод критического пути весьма полезен при идентификации возникающих проблем и поиске возможных решений трудностей.
6. Тенденции в применении методов управления проектами
Приблизительно до 1980 г. использование сложных систем управления проектами в основном ограничивалось лишь крупными проектами, где оправдывалось применение ЭВМ. В последние годы резко возросли возможности компьютеров и упала цена на них.
Одновременно появились пакеты качественного программного обеспечения по системам управления проектами, предназначенные для средних и малых ЭВМ. В результате произошел настоящий взрыв в применении систем управления на основе сетевых графиков при реализации мелких и средних по масштабам проектов, возник большой спрос на руководителей проектов, понимающих принципы и владеющих аналитическими методами сетевого планирования.
125
Рис. 7.1. Сетевой график выполнения проекта по строительству
гаража по методу критического пути
Рис. 7.2. Методология построения сетевого графика и определения критического пути